Ausfuhranmeldung Schritt für Schritt
Vom Auftrag zum Ausfuhrbegleitdokument: was Sie wann brauchen, wer im ATLAS welche Daten erwartet, und wo es klemmen kann.
Eine Ausfuhranmeldung ist kein Hexenwerk — aber sie hat mehr bewegliche Teile, als die meisten Exporteure beim ersten Mal erwarten. Wer einmal mit einer fehlenden MRN an der Ausgangszollstelle stand, weiß: Der Fehler liegt fast immer nicht am letzten Schritt, sondern am ersten. Dieser Leitfaden erklärt, was wann getan werden muss, welche Daten das ATLAS-Verfahren (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System) erwartet, und wo erfahrungsgemäß die meisten Probleme entstehen.
Schritt 1: Daten sammeln
Bevor irgendetwas in ein System eingegeben wird, müssen alle relevanten Informationen vollständig vorliegen. Das klingt selbstverständlich, ist aber in der Praxis häufig der Flaschenhals.
Was Sie brauchen:
- EORI-Nummer des Exporteurs: Ohne gültige EORI akzeptiert das System keine Anmeldung. Falls Ihr Unternehmen noch keine EORI hat, lesen Sie unseren Leitfaden: EORI-Nummer beantragen.
- Vollständige Empfängerangaben: Name und Adresse des Käufers im Drittland.
- Warenangaben: Warenbeschreibung, statistische Warennummer (HS-Code), Wert und Menge.
- Handelsrechnung (Commercial Invoice): Warenwert in der Rechnungswährung, Stückzahlen, Nettogewicht pro Position.
- Incoterm und Lieferort: Die Lieferbedingung bestimmt unter anderem, wer die Kosten bis wohin trägt — relevant für den Zollwert.
- Packstücke und Bruttogewicht: Anzahl der Packstücke, Art der Verpackung (Palette, Karton, Container), Bruttogewicht in kg.
- Transportweg und Abgangsstelle: Per Seefracht ab Hamburg, per Luftfracht ab Frankfurt, per Lkw über Aachen — das bestimmt die zuständige Abgangszollstelle.
Wer diese Daten nicht vor Beginn der Anmeldung zusammenhat, verliert Zeit an kritischen Momenten.
Schritt 2: HS-Code bestimmen
Der HS-Code — in Deutschland auch als Warennummer bezeichnet — ist das Herzstück der Ausfuhranmeldung. Er besteht aus mindestens 8 Stellen (Kombinierte Nomenklatur der EU) und legt fest, welche Zollsätze, Handelsmaßnahmen und Genehmigungspflichten für Ihre Ware gelten.
Ein falscher HS-Code kann schwerwiegende Folgen haben: Nachfragen durch die Zollbehörde, Verzögerungen bei der Abfertigung, im schlimmsten Fall ein Bußgeld wegen unrichtiger Angaben. Wer regelmäßig dieselbe Ware exportiert, sollte die korrekte Warennummer ein für alle Mal klären — und dokumentieren.
Hilfreich zur Bestimmung ist das EZT-Online-Portal der deutschen Zollbehörden unter auskunft.ezt-online.de. Eine tiefere Erklärung des Aufbaus liefert unser Beitrag: Zoll-Tarifierung verstehen.
Falls Sie sich bei einer Warennummer nicht sicher sind, ist es sinnvoll, vorab eine verbindliche Zolltarifauskunft (vZTA) bei der Generalzolldirektion zu beantragen.
Schritt 3: Ausfuhranmeldung in ATLAS erfassen
Mit allen Daten und dem korrekten HS-Code wird die eigentliche Anmeldung erfasst. Das geschieht entweder über eine eigene ATLAS-Teilnehmernummer (für Unternehmen mit eigenem Zollanschluss) oder über einen Zollagenten, der als indirekter oder direkter Vertreter handelt.
Folgende Felder sind in jeder Ausfuhranmeldung Pflicht:
- Exporteur (mit EORI)
- Empfänger
- Anmelder / Vertreter
- Verfahrenscode (z. B. 10 00 für endgültige Ausfuhr)
- Warenposition(en) mit HS-Code, Beschreibung, Menge, Einheit, Wert
- Statistisches Verfahren
- Abgangs- und Ausgangszollstelle
- Art und Kennzeichen der Transportmittel
Besondere Sorgfalt gilt beim Verfahrenscode: Er gibt an, aus welchem Zollstatus die Ware ausgeführt wird (z. B. aus dem freien Verkehr, aus dem Zolllager, nach passiver Veredelung). Ein falscher Code führt zur Ablehnung der Anmeldung.
Schritt 4: MRN erhalten
Wenn ATLAS die Anmeldung akzeptiert, wird eine eindeutige MRN (Movement Reference Number) vergeben. Diese 18-stellige alphanumerische Kennung identifiziert die Sendung im gesamten weiteren Verfahren.
Mit der MRN wird das Ausfuhrbegleitdokument (ABD) generiert — entweder als PDF oder als Barcode-Ausdruck, der die Ware begleitet. In einigen Fällen folgt nach der Annahme noch eine körperliche oder dokumentäre Beschaupflicht (Vorlage der Ware oder der Papiere bei der Zollstelle), bevor die Freigabe erteilt wird.
Wichtig: Die MRN ist kein Beleg für den Ausgang der Ware — sie belegt nur die Anmeldung. Der tatsächliche Ausgang wird erst im nächsten Schritt bestätigt.
Schritt 5: ABD bei der Ausgangszollstelle vorlegen
Das ABD begleitet die Ware bis zur Ausgangszollstelle — das ist die Zollstelle an dem Ort, an dem die Ware das EU-Zollgebiet tatsächlich verlässt (z. B. Seezollamt Hamburg, Flughafen Frankfurt, EU-Außengrenze Beispiel Schweiz = Weil am Rhein / Beispiel FR/UK = Calais).
Dort wird das ABD — üblicherweise im Zusammenhang mit den Transportdokumenten — vorgelegt. Die Ausgangszollstelle prüft, ob die Ware mit den Angaben der Anmeldung übereinstimmt, und bestätigt den Ausgang elektronisch im System. Diese Bestätigung, der sogenannte Ausgangsvermerk, ist entscheidend: Erst damit gilt das Ausfuhrverfahren als abgeschlossen.
Den Ausgangsvermerk — als PDF oder als elektronische Bestätigung aus ATLAS — sollten Sie als Buchungsbeleg für die Steuerfreiheit aufbewahren. Das Finanzamt akzeptiert in der Regel nur diesen Nachweis.
Wie wir den Prozess vereinfachen
Für Unternehmen, die nicht selbst am ATLAS-Verfahren teilnehmen oder diesen Aufwand intern nicht abbilden wollen, übernehmen wir den gesamten Prozess. Sie liefern uns die Sendungsdaten und Handelsdokumente — wir prüfen die Warennummer, erfassen die Anmeldung, begleiten den Prozess bis zum Ausgangsvermerk und stellen Ihnen das ABD sowie den Ausgangsvermerk zur Verfügung.
Details finden Sie auf der Seite Ausfuhranmeldung.
Weiterführende Informationen: EORI-Nummer beantragen und Zoll-Tarifierung verstehen.